4 Proses penting untuk menghasilkan laporan yang bagus dalam Excel

Laporan yang bagus ialah laporan yang mempunyai maklumat lengkap, padat dan mudah dibaca. Jadi bagaimana untuk menghasilkan laporan yang bagus?

Ada 4 proses penting yang perlu kita lalui iaitu proses menyimpan data (data storing), pembersihan data (data cleaning), analisa data (data analysing) dan pembentangan data (data visualizing). Perinciannya seperti di bawah.
.
.
1. MENYIMPAN DATA (DATA STORING)

Menyimpan data atau data storing ini ialah proses kita merekod setiap data sebagai pengkalan data. Data yang dimasukan atau direkodkan mestilah disusun dengan teratur dengan format yang sama. Jika tidak kita akan mengalami masalah ketika proses menganalisa data nanti.

Jika kita ada sistem atau perisian sendiri, proses merekod data ini akan jadi mudah. Kita hanya perlu memasukan data mengikut format yang tersedia dalam sistem.

Tetapi sekiranya kita tiada sistem lagi, Kita boleh menggunakan Excel untuk menyimpan data kita. Di dalam Excel ada satu fitur iaitu TABLE yang memudahkan proses merekod data.

Ada 3 sebab kenapa kita perlu gunakan TABLE ketika proses merekod data:-

i) Data yang teratur dan seragam.

Data yang teratur dan seragam akan memudahkan kita memproses data tersebut. Contohnya ketika kita mahu menganalisa data menggunakan fungsi SORTING & FILTERING. Data akan lebih mudah disusun sekiranya ia teratur dan mempunyai format yang sama.

Selain itu, data yang teratur dan seragam juga akan menjimatkan masa ketika proses pembersihan data (data cleansing)

ii) Data akan auto updated.

Apabila mahu memasukan data yang baru, kita tidak perlu tambah column dan row secara manual. TABLE akan menambah column dan row secara automatik. Format pada setiap column dan raw juga akan update sekali. Ini lebih menjimatkan masa anda. Tak perlu buat kerja banyak kali.

iii) Nampak lebih professional.

Apabila data teratur, kemas dan seragam, ianya lebih mudah dilihat terutamanya ketika membuat pembentangan. Kita akan lebih yakin dan nampak professional ketika membentangkan data atau laporan kepada pihak atasan. Ini akan meingkatkan kredibiliti kita.
.
.
2. PEMBERSIHAN DATA (DATA CLEANSING)

Semakin besar sebuah syarikat itu maka semakin banyaklah data yang perlu dikumpulkan. Biasanya data-data ini datang dari pelbagai sumber. Mungkin ada data yang perlu diambil dari internet, dari sistem pengkalan data syarikat atau dari fail Excel orang lain.

Kesemua data-data ini perlu diimport masuk ke fail Excel kita. Biasanya format data tersebut adalah berbeza mengikut sumber data itu diambil. Selain itu, mungkin ada data yang tidak diperlukan diimport ke dalam fail Excel kita.

Oleh sebab itu, kita perlu membuat pembersihan data (data cleansing) supaya data-data tersebut menepati format kita.

Pembersihan data atau data cleansing ialah proses kita membuang, menambah atau mengubah suai data mengikut format yang kita mahu. Mungkin ada data yang kita tidak mahu, data yang bertindih, salah label atau format yang berbeza dari format yang kita mahukan.

Proses pembersihan data ini ialah proses yang remeh. Ianya akan ambil masa yang lama sekiranya kita tidak mahir menggunakan Excel. Pada proses ini lah kita akan gunakan banyak fitur dan formula di dalam Excel untuk memudahkan kerja kita.

Sebagai contoh.

Katakanlah kita di dalam jabatan pemasaran. Kita perlu kumpulkan 1000 data pembeli untuk dibuat analisa. Data-data tersebut kita perlu ambil dari pelbagai sumber seperti sistem jualan atau dari setiap jurujual.

Mungkin akan ada data yang bertindih dan berlainan format. Jadi bagaimana kita mahu kesan dan buang data yang bertindih tersebut? Bagaimana kita mahu ubahsuai data tersebut mengikut format kita? Tak kan kita mahu buat semua itu satu persatu secara manual? Lebih dari sehari baru siap tu.

Tapi dengan menggunakan fitur dan formula di dalam Excel kerja-kerja ini boleh disiapkan dengan cepat.
.
.
3. MENGANALISA DATA (DATA ANALYSING)

Menganalisa data atau data analysing ialah proses kita membanding data yang kita ada dalam membuat satu- satu keputusan atau perancangan.

Sebagai contoh.

Kita berkerja di bahagian jualan. Kita sedang membuat review tahunan dengan bos kita. Antara data yang kita perlu tahu ialah:-

1. Berapa jumlah pelanggan yang membeli dengan kita?
2. Produk apakah yang laku? Dan tidak laku?
3. Apakah tren atau pattern jualan pada setiap bulan?
4. Jurujual manakah yang membuat jualan yang tinggi?
5. Promosi manakah yang berkesan?

Daripada data-data ini banyak keputusan atau perancangan yang boleh dibuat untuk tahun akan datang.

Biasanya, proses membanding data ini memerlukan kita untuk mengenalpasti dan meringkaskan data dengan cepat. Sekiranya kita ada 1000 row data bagaimana untuk kita melihat data-data yang kita mahu itu dengan mudah.

Oleh itu, Excel mempunyai fitur dan formula yang sesuai untuk kita melihat data-data tersebut dengan cepat dan mudah.

Antara yang selalu digunakan ialah Subtotal, Pivot Table dan Look up reference. Kesemua fitur ini membantu kita mengenalpasti dan meringkaskan data dengan mudah dan pantas.
.
.
4.PEMBENTANGAN DATA (DATA VISUALIZING)

Pembentangan data atau data visualizing ialah proses kita membentangkan data atau laporan kita kepada orang lain. Contohnya bos kita atau pihak atasan.

Biasanya bos-bos ini tidak mahu melihat data-data yang kita susun dalam bentuk nombor di dalam TABLE. Mereka tidak ada masa untuk lihat satu persatu details data-data kita itu. Apa yang mereka mahu lihat ialah ringkasan dari data-data tersebut.

Oleh itu , kita boleh bentangkan ringkasan data dalam bentuk infografik seperti graf, chart dan dashboard. Ianya lebih mudah dilihat dan difahami berbanding dalam bentuk table.

Dari sini lebih mudah untuk kita lihat pattern dan tren data dalam membuat satu-satu keputusan atau perancangan. Biasanya proses pembentangan data ini berlaku serentak dengan proses analisa data.

Sebenarnya banyak lagi kegunaan Microsoft Excel ni. Macam – macam kita boleh guna sekiranya kita mahir menggunakannya.

Anda mahu tingkatkan kemahiran Excel anda?
.
.
KLIK sini — http://bit.ly/3pjsipJ

KLIK sini — http://bit.ly/3pjsipJ

KLIK sini — http://bit.ly/3pjsipJ