Hari tu apabila saya buat survey, saya selalu juga terima soalan yang bertanya bagaimana nak mahir menggunakan Excel?

Jadi ini antara tips yang saya boleh kongsikan supaya anda jadi mahir menggunakan Excel.

Antara cara nak mahir menggunakan Excel adalah dengan:

1. Belajar

Sekarang ini ada banyak cara untuk kita belajar. Kita boleh belajar melalui buku, melihat tutorial di YouTube, hadir ke kelas dan sebagainya. Terpulang pada kita untuk menentukannya.

Kalau nak belajar dengan lebih tersusun, kita boleh pergi ke kelas Excel yang ada. Di dalam kelas kita akan dibimbing oleh trainer yang pakar dan berpengalaman. Trainer yang pakar dia mampu mudahkan perkara yang susah.

Dia mampu terangkan perkara yang teknikal dan komplikated ke dalam bentuk orang awam mudah faham.

Bak kata Richard Feynman, seorang ahli fizik yang terkenal, Guru yang bagus adalah guru yang  mampu terangkan sesuatu subjek atau topik kepada budak 6 tahun sehingga dia faham.

Itulah kelebihan kita belajar berguru vs kita belajar sendiri.

Kalau kita belajar sendiri dengan trial and error, kita mungkin akan ambil masa yang lama untuk memahami satu topik tersebut. Tapi kalau kita dapat belajar dengan guru yang bagus, kita dapat faham dengan mudah. Ianya secara tidak langsung akan menjimatkan masa kita.

2. Praktis

“I fear not the man who has practised 10,000 kicks once, but I fear the man who has practised one kick 10,000 times.”

~ Bruce Lee

Lepas belajar, sudah tentu kita perlu praktikan apa yang kita belajar tu. Ini akan mengukuhkan lagi pengetahuan yang kita dapat. Practise make perfect.

Deliberate practise VS Regular Practise.

Apakah itu Deliberate practise dan Regular practise?

– Kita mestilah buat “deliberate practise” untuk memastikan kemahiran kita tu berkembang.

“Deliberate practise” ialah kita praktikan apa yang kita belajar secara bersistem dengan tujuan untuk memperbaiki kemahiran kita.

“Regular practise” ialah kita praktikan tanpa bersistem. Kita hanya sekadar buat saja.

Apa beza “deliberate practise” dengan “regular practise”?

Perbezaannya adalah maklumbalas (feedback).

Kita akan tahu tahap prestasi kita dengan melihat maklumbalas yang diberikan kepada kita.

Ada 4 cara untuk kita dapatkan maklumbalas iaitu dengan kita mengukur tahap prestasi kita dan juga dengan mendapatkannya dari guru.

“Things get measured, get improved”.

1. Ukur tahap prestasi.

Contoh, dalam konteks kita belajar Excel. Matlamat kita ialah untuk mahir menggunakan Excel dalam pekerjaan kita. Jadi bagaimana nak ukur prestasi kita?

Mudah saja, pertama kita mesti tahu di mana kita kita berada sekarang? Apakah tahap kita?

Mungkin sebelum belajar Excel, tahap kita sekarang ini ialah kita tidak tahu menggunakan Formula, disebabkan itu kita ambil masa yang lama untuk membuat pengiraan.

Tapi selepas kita belajar Excel, kita sudah tahu formula “Auto Sum”. Kita praktikan formula tersebut ketika membuat pengiraan. Maka hasilnya kerja kita cepat siap.

Sekiranya ada kesalahan ketika kita sedang praktikan formula tersebut kita akan buat catatan, dengan itu kita tidak mengulangi lagi kesalahan tersebut dikemudian hari.

Apabila kita ukur dengan cara begini, kita mudah untuk nampak prestasi kita. Ini lah feedback atau maklumbalas dalam deliberate practise.

Kemudian kita ulang langkah yang sama untuk praktis formula yang lain pula.  Begitulah seterusnya sehingga kita mahir menggunakan Excel.

    2. Maklumbalas dari guru.

Dengan berguru kita lebih mudah untuk buat “deliberate practise”. Sekiranya kita buat kesalahan guru boleh terus tegur kita dan memperbetulkan kesalahan kita. Kita boleh dapat maklumbalas dengan cepat.

Guru boleh tunjukan terus cara yang betul dan mudah untuk kita tingkatkan prestasi kita. Kita hanya perlu fokus buat seperti yang tunjukan oleh guru.

Dengan berguru kita tak perlu ambil masa yang lama dengan trial and error sendiri untuk dapatkan cara yang betul.

3. Don’t memorize, understand the principle.

Saya ada terima soalan dari peserta, bagaimana nak ingat semua formula di dalam Excel?

Sebenarnya kita tak perlu ingat semua formula dalam Excel tu. Sebab ada beratus formula di dalam Excel. Tak sempat kita nak ingat semua. Sebaiknya ialah kita faham formula tersebut.

Apa yang kita perlu faham? Kita perlu faham struktur asas formula dan bahasa yang digunakan di dalam formula.

Iya, Excel pun ada bahasa seperti kita. Bahasa ini untuk menyampaikan arahan kepada Excel.

Apakah bahasa Excel?

Bahasa Excel ialah simbol-simbol yang digunakan di dalam Excel ni lah. Kita perlu faham maksud simbol-simbol barulah kita boleh beri arahan kepada Excel.

Contohnya seperti struktur formula Vlookup di bawah ini. Anda faham maksud simbol di dalam formula ini?

=VLOOKUP(N3;IFS(N2=”ic”;B:J;N2=”id”;C:J;N2=”nama”;D:J);IFS(N2=”ic”;2;N2=”nama”;

2;N2=”id”;3);0)

Setiap simbol di dalam struktur formula mempunyai maksudnya yang tersendiri. Dengan simbol inilah kita memberikan arahan kepada Excel untuk buat apa yang kita mahu.

Jadi kalau nak mahir menggunakan Excel, belajar bahasa Excel ni.

4. Ajar kepada orang lain.

Salah satu cara untuk kita cepat faham dan ingat apa yang kita belajar ialah dengan mengajar orang lain.

“If you can teach a concept to a child, you’re way ahead of the game.

Start with a blank note and write the topic or subject you want to teach. Then, below that topic, write everything you know about it. But, the trick is to write it plainly and simply — so that a child can understand what you’re talking about.”

Sekali lagi kita ambil konsep dari Richard Feynman, seorang ahli fizik yang terkenal – Guru yang bagus dia mampu terangkan sesuatu subjek atau topik kepada budak 6 tahun sehingga dia faham.

Kita bayangkan seolah-olah kita mengajar kepada kanak-kanak. Kanak-kanak tidak faham bahasa yang susah dan komplikated.

 Oleh kerana itu, kita perlu proses sendiri maklumat yang kita ada, kita perlu fikir, olah dan ajar kembali dengan cara dan bahasa yang mudah difahami oleh kanak-kanak tersebut.

Proses ini akan menguatkan dan mengukuhkan lagi kefahaman kita terhadap topik tersebut, sebab kita akan buat ulangkaji dan refleksi pada ilmu yang kita ada.

Sebenarnya 4 tips ni bukan sekadar untuk kita mahir Excel saja.  Ianya kita boleh gunakan juga untuk kita mahirkan diri dalam bidang lain juga. Apa pun selamat mencuba dan semoga bermanfaat.