7 fitur Excel yang popular dan anda perlu kuasai

7 fitur Excel yang popular dan anda perlu kuasai

Excel adalah perisian yang memang selalu digunakan di dalam perniagaan untuk menunjukan data kewangan dan juga data yang berkaitan dengan jualan, pemasaran, sumber manusia atau apa saja bahagian di dalam sesebuah syarikat.

Tambahan lagi dengan perkembangan dunia online dan internet sekarang ini, Excel adalah salah satu alat (tools) yang dapat meningkatkan lagi produktiviti sesebuah syarikat tersebut.

Kalau kita nak explore Excel ni, ada terlalu banyak fitur yang dapat membantu memudahkan kerja-kerja kita di tempat kerja.

Tetapi sebagai pengenalan ini adalah 7 fitur yang popular yang selalu digunakan dan anda patut kuasai.
.
.
=========
1. Excel Formulas
=========

Ramai orang menyatakan yang Excel formula adalah sangat penting untuk mereka. Itu sudah semestinya, apabila kita sebut Excel kita akan terus teringat “formulas & function”.

Memang itu lah juga sebab Excel ini dibangunkan. Tapi malangnya tak ramai orang yang tahu menggunakan formulas.

Ramai orang hanya tahu menggunakan Excel untuk key in data saja.

Tahukah anda, yang sekiranya anda mahir menggunakan formula di dalam Excel anda akan menjadi seorang penganalisa yang hebat.

Bos dan rakan sekerja and akan cari anda kalau nak dapat sesuatu maklumat tentang sekumpulan data.
.
.
========
2. Pivot Tables
========

Adalah sangat rugi kalau anda tak tahu menggunakan Pivottable. Ianya menjimatkan banyak masa anda, memudahkan anda meringkaskan laporan , graf dan pengiraan yang kompleks dengan hanya beberapa klik dan drag saja.

Sekiranya anda ada soalan berkenaan:-

*Apakah tren jualan dalam tempoh 6 bulan lepas?

*Siapakah 10 pelanggan kita yang utama?

* Apakah produk yang paling laku dalam tempoh 3 bulan pertama?

Pivot table adalah alat yang anda boleh gunakan untuk mendapatkan jawapan-jawapan di atas.

Pivot table mampu menjawab semua soalan tersebut asalkan anda berikan data yang betul kepadanya.
.
.
=========
3. Lookup Formulas
=========

Lookup formulas seperti Vlookup, Hlookup, Index, Match dan selainnya sangat membantu untuk mengenalpasti kedudukan data di dalam workbook berdasarkan input yang diberi.

Jadi tak perlu la anda “scroll up” , “scroll down” ke atas dan ke bawah untuk buat carian data yang diperlukan.
.
.
======
4. Excel Charts
======

Data-data yang banyak dalam format table sangat mudah dilihat dan difahami jika ia dibentangkan dalam bentuk chart, diagram atau graf. Ia sangat membantu ketika proses menganalisa data.

Sesetengah orang tak berapa suka menggunakan chart.

Anda akan habis separuh hari untuk membuatnya. Tapi dengan formal training anda boleh lakukannya dalam masa hanya 5 minit saja.
.
.
=======
5. Excel Table
=======

Excel Table membantu anda merekod dan menguruskan data yang banyak dan berterabur ke dalam format yang lebih tersusun dan sistematik. Ini akan memudahkan anda untuk membuat kerja-kerja analisa nanti.

Ada banyak lagi kelebihan table ni, nanti kita akan cerita diperkongsian yang lain.
.
.
========
6. Sorting & filtering data
========

Fitur ni sangat membantu ketika anda nak analisa data-data yang mudah, yang tidak terlalu kompleks.
.
.
=====
7. Macros
=====

Jika anda ada proses kerja yang panjang dan dilakukan berulang kali. anda boleh jimat masa dengan “automate” proses tersebut . Anda hanya perlu rekod proses tersebut dengan “macros”, kemudian jika ada proses yang sama, anda hanya perlu “on” macro dan anda boleh rileks 🙂
.
.
Ramai orang menyangka yang Excel ini susah untuk dipelajari. Sangkaan itu tidak betul.

Sebenarnya, dengan panduan dan tunjuk ajar yang betul dari pengajar yang berpengalaman, modul yang tersusun dan sedikit masa untuk anda praktis, Excel mudah untuk dipelajari dan dikuasai.
#skbizsolution
#onestoptrainingcenter
#microsoftexcel
#microsoftoffice
#onlinetraining

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Email
Recent Comments

Let Us Know If You Have Any Enquiries

Copyright ©2021 Sk Biz Solution Technology Sdn Bhd. All Rights Reserved

Kenapa ramai orang tak dapat manfaat sepenuhnya dari kelas Excel yang dia dah pergi?

Kenapa ramai orang tak dapat manfaat sepenuhnya dari kelas Excel yang dia dah pergi?

Kenapa ramai orang tak dapat manfaat sepenuhnya dari kelas Excel yang dia dah pergi?
.
.
Sekarang ini nak belajar sesuatu kemahiran atau skil tu sangat mudah. Contohnya macam belajar Excel, kita boleh belajar dari youtube, buku, online training atau pergi ke kelas fizikal.
.

Tapi kenapa ye walaupun dah pergi training, dah baca buku, tengok youtube kita masih tak dapat manfaat sepenuhnya dari training yang kita pergi tu atau buku yang kita baca tu?
Tak dapat manfaat macam mana tu?
.

Maksudnya kita tak faham sepenuhnya apa yang kita belajar tu. Masih lagi tiada perubahan yang baik berlaku pada diri kita. Hidup kita sebelum pergi training dan selepas pergi training biasa je, tiada peningkatan pun.
Sebab apa jadi macam itu?
Jom kita explore.
.

Benda ni saya perhatikan pada diri saya dan orang lain juga.
Salah satu sebab kita tak dapat manfaat sepenuhnya dari training yang kita pergi sebab kita tak belajar cara untuk belajar.
Eh nak belajar pun kena belajar? Iya…
Ini yang biasa kita buat kalau kita pergi sesuatu training tu.
.

Biasanya kita hanya duduk dan dengar saja perkongsian dari trainer tersebut. Bagi yang rajin dia akan catat nota-nota penting yang dikongsikan oleh trainer, tapi bagi yang malas, langsung tak catat pun.

Kemudian setelah training berakhir, kita balik dan mulakan rutin kita yang biasa. Kita tak buka pun nota-nota yang kita catat semasa training tempohari.
.

Malah buku nota tu tersimpan elok dalam beg yang kita bawa masa training hari tu, kalau sebulan beg tu kat situ, maka sebulan lah buku nota tu tidak dibuka.
.

Hari tu kawan saya ada cerita. Kawan saya ni pun ada jalankan training. Yang bagusnya dia akan telefon peserta untuk follow up perkembangan selepas habis training.

Dia cerita, ada peserta yang tak buka langsung beg tu dan tak tengok pun nota-nota training tu dalam berbulan.
.

Ok, mungkin ada sebahagian yang rajin dan serius mahu belajar akan semak kembali nota-nota tersebut, tapi malangnya kita hanya baca dan ulangkaji sekadar dipermukaan saja.

Kita tidak pergi menyelam lebih dalam. Sebab itu kefahaman kita masih lagi samar-samar.

Kata kunci dia di sini ialah “pergi lebih DALAM”
.

Anda pernah dengar tentang teori iceberg tak? Anda boleh google teori iceberg seperti gambar yang saya kepilkan tu.

Kalau kita lihat iceberg, apa yang kita lihat dipermukaan itu hanyalah lebih kurang 10% saja dari keseluruhan iceberg, Dan yang selebihnya 90% iceberg lagi tenggelam di dalam air laut yang sangat dalam itu.
.

Kita hendaklah menyelam sedalamnya jika kita mahu melihat lagi 90% iceberg tersebut. Begitu juga dengan ilmu yang kita belajar ini. Apa yang kita belajar dan faham di dalam training tersebut hanyalah di permukaan saja.
.

Ianya hanyalah 10% dari ilmu tersebut. Begitu juga dengan kefahaman kita, kita hanya faham 10% atau pun kurang dari itu.

Selebihnya, ada 90% ilmu dan kefahaman yang kita perlu selami dengan dalam jika kita mahu dapatkannya.
.

Benda ni benda yang susah, tak fancy dan tak sexy. Jadi ramai yang tak buat dan mampu nak buat. Bila tak buat tak dapat la manfaat, tiadalah perubahan yang diharapkan tu.

Jadi apa yang kita perlu buat?

Ok, ini antara langkah yang kita boleh buat dan ikut.
.

===========
1. Jadi pelajar yang baik.
===========

Persiapkan diri kita untuk jadi pelajar yang baik. Pelajar yang aktif dan interaktif. Bukan pelajar yang pasif. Libatkan diri sepenuhnya dalam aktiviti-aktiviti di dalam training. Catat nota-nota penting, bukannya menganga untuk di suap.

Macam mana nak jadi pelajar yang aktif?
Pergi kelangkah nombor 2.
.

==========
2. Tahu tujuan kita
==========

Kita kena tahu apa tujuan kita pergi training tu? Bukan sekadar ikut-ikut orang. Tentukan apa yang kita mahu dapatkan dari training yang kita pergi.

Contoh:- dalam konteks kita belajar Excel.

Apa tujuan kita pergi ke kelas Excel ni?
Mungkin sebab kita tak mahir guna Excel. Kita selalu lambat nak siapkan kerja-kerja sekarang ni sebab kita tak mahir.

Atau sebelum ni kita hanya belajar Excel secara sendiri dari buku, tengok youtube, tapi susah nak faham.

Kita selalu try & error sebab tu ambil masa lama untuk siapkan sesuatu kerja menggunakan Excel.
.

Jadi dengan hadir kelas Excel ni kita dapat meningkatkan kemahiran kita menggunakan Excel, sekurang-kurangnya selepas habis kelas kita tahu:-

i. Tahu nak gunakan formula dalam Excel terutamanya untuk pengiraan.

ii. Tahu nak susun data dan rekod data dengan terusun dalam Excel.

iii. Tahu nak gunakan fungsi Excel yang tertentu untuk membantu kerja-kerja kita.
.

Jadi apabila kita sudah ada 3 perkara yang jelas yang kita mahu dapatkan dari kelas yang kita hadir tu, kita fokuslah untuk dapatkan 3 perkara ini.

Eh 3 perkara saja ke?

Ikut suka kita nak letak berapa perkara pun. Ini contoh saja.

Masalahnya ramai orang dia tak tahu dengan jelas apa yang mereka mahu. Bila tak tahu apa yang kita mahu, maka tak dapat lah apa yang kita mahu tu. Logik kan?

Apabila kita tahu apa yang kita mahu dari training yang kita pergi maka kita akan lebih aktif di dalam kelas. Kita akan tanya soalan, catat perkara yang kita rasa perlu catat.
.

=========
3. Refleksi diri
=========

Setelah kelas berakhir. Part ini paling penting, ramai orang tak buat part ni iaitu refleks dengan diri sendiri.

Macam mana tu?

Ambil satu masa dan tempat yang tiada gangguan, tutup semua notification hp tu.

Ambil kertas kosong kemudian tulis kembali apa yang anda faham dari kelas yang anda pergi tu?

Tulis saja apa yang terlintas dalam kepala anda, jangan copy paste. Tulis dengan ayat anda sendiri.
.

Kalau kita tak mampu nak tulis sendiri, itu bermakna kita belum betul-betul faham apa yang kita pelajari. Kita perlu proses dan hadam maklumat yang kita terima dari kelas yang kita pergi tu lagi.
Menyelam lebih dalam.
.

Tulis apa yang anda faham dari kelas hari tu?

Adakah anda dapat apa yang anda nak dari kelas hari tu?

Kalau dapat kenapa anda boleh dapat?

Kalau tak dapat kenapa tak dapat?

Apa perubahan sebelum dan selepas anda pergi kelas tu?

Apa yang anda boleh applikasikan dalam kehidupan anda?

Apa yang anda rasa sebelum dan selepas pergi kelas?

Rasa seronok ke? Bersyukur ke? Bertuah ke? Rasa tak best ke?
Kenapa rasa macam itu?

Dan sebagainya, tulis apa saja yang terfikir dalam minda anda.
Tak payah tapis-tapis, anda tulis untuk diri anda, bukan untuk orang lain, bukan ada orang tengok pun. So tulis je lah.
.

Proses refleksi ini akan melatih diri kita untuk memahami diri kita sendiri, melatih kita berfikir dengan dalam dan juga melatih kita untuk memahami sesuatu perkara.

Ingat lagi tadi saya cerita teori iceberg tu. Kita hanya nampak 10% iceberg dipermukaan, balance 90% kita tak nampak.
.

Begitu juga dengan ilmu yang kita belajar, kita hanya boleh faham dan serap 10% yang berada dipermukaan.

Lagi 90% kefahaman itu kita perlu menyelam lebih dalam untuk cari. Begitulah analoginya.
.

Ramai orang tak buat proses refleksi diri ni, Itu yang ramai tak faham dan susah nak applikasikan konsep ilmu itu dalam kehidupan mereka.
.

=======
4. Amalkan
=======

Ok setelah kita buat proses refleksi diri tadi, kemudian kita amal dan praktikan lah ilmu tersebut.

Jangan tangguh lama-lama, makin lama kita tangguh makin cerah kita tak praktik ilmu tersebut.

Bila tak praktik mudah la lupa, tak jadi apa-apa lah pada kehidupan kita. Jangan lah complain pula kehidupan kita tak berubah.
.

Lepas kita praktik dan amal kemudian kita buat refleksi lagi sekali macam langkah ke 3 tadi, duduk bertenang ambil kertas dan tulis.

Apa yang anda dapat selepas anda praktik ilmu ni?

Apa yang anda belajar selepas anda praktik ilmu ni?

Apa yang berubah selepas anda praktik?

Apa yang anda rasa sebelum dan selepas praktik?

Apa yang perlu ditambah baik?

Dan sebagainya, anda boleh tambah sendiri.
.

Dan begitulah seterusnya, anda boleh ulang langkah 3 ikut kehendak anda.

Kata kunci dia “BERFIKIR DENGAN DALAM, TULIS DENGAN DETAILS & AMALAKN”
.

Macam mana? Susah ke?

Memang susah.

Kita nak ubah diri kita, kita nak ubah kehidupan kita menjadi lebih baik. Memang la susah.

Bila susah ramai orang tak buat. Dan bila tak buat, kehidupan kita tak berubah. Itu je sifir dia.
.

Bila berhadapan dengan pandemic macam sekarang ini, makin teruk kehidupan, stress, serabut kepala, salahkan orang lain, salahkan persekitaran. Walhal diri sendiri yang tak mahu berubah.
.

Kita tak boleh kawal orang lain, kita tak boleh kawal persekitaran kita, tapi kita boleh kawal diri kita kan? 😊

Semoga bermanfaat.

~Shah
#skbizsolution
#exceltraining
#onestoptrainingcenter

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Email
Recent Comments

Let Us Know If You Have Any Enquiries

Copyright ©2021 Sk Biz Solution Technology Sdn Bhd. All Rights Reserved

Fungsi Excel Untuk Mempercepatkan Kerja

Fungsi Excel Untuk Mempercepatkan Kerja

Fungsi Excel Untuk Mempercepatkan Kerja

Ini antara fungsi dalam Excel yang banyak membantu mempercepatkan urusan kerja seharian saya.
.

Sudah berapa tahun anda menggunakan Excel ya?

Macam saya sendiri, saya sudah menggunakan Excel lebih kurang dalam 10 tahun. Jika dilihat dari angka 10 tahun ni kira dah pandai sangat la tu.Tapi jangan tertipu ya, hakikatnya tidak begitu.
.

Kita tidak menilai kemahiran anda menggunakan Excel mengikut jumlah tahun penggunaan anda, akan tetapi kita nilai mengikut kadar penggunaan dalam tempoh tersebut.
.

Sekiranya dalam tempoh10 tahun itu kita hanya menggunakan Excel untuk kerja-kerja asas seperti memasukan data dan membuat pengiraan mudah tanpa terokai fitur-fitur yang lain, maka tahap kemahiran kita hanyalah berada pada tahap asas saja lah. Ianya tidak berkembang.
.

Tetapi sekiranya kadar penggunaan Excel kita sangat “heavy” seperti menganalisa ribuan data, membuat forecast, menyediakan laporan dan membuat template untuk syarikat maka tahap kemahiran kita pun akan kebih advance walaupun kita baru saja menggunakan Excel.
.

Kerja saya sebagai seorang pengurus latihan di Sk Biz Solution tidak melibatkan penggunaan Excel yang berat.

Banyak masa, saya menggunakan Excel untuk membuat quotation, invois, membuat jadual, merekod dan menyimpan data sahaja.
.

Kadang-kadang tu adalah juga membuat sedikit analisa data. Tapi jumlah data yang dianalisa tidak melibatkan data yang banyak. Oleh itu, saya banyak menggunakan fitur yang asas saja seperti simple formula, auto sum, auto count, autofill dan table.
.

Berlainan, jika kerja anda mengurus ribuan data, membuat analisa, sharing dan collaborate data bersama orang lain. Kerja-kerja ini mengkehendaki anda menggunakan fitur yang advanced seperti Pivot Table, Power Pivot dan Advanced Formulas seperti Vlookup, Hlookup, Nested dan sebagainya.
.

Dalam Excel ada beratus fitur dan formula dan ia akan bertambah apabila keluar versi terbaru. Fitur-fitur ini bagi yang pertama kali menggunakannya akan rasa susah.

Tapi sekali saja anda sudah tahu cara nak guna, anda akan rasa mudah dan rasai kesan yang ketara dari segi masa. Anda akan rasa sangat cepat untuk siapkan satu-satu kerja itu.

Sekiranya sebelum ini anda mengambil masa selama 1 jam untuk menyiapkan satu tugasan itu, dengan penggunaan Excel yang bijak, anda mampu menyiapkannya dalam jangkamasa 1/2 jam saja.
.

Perkara ini berlaku pada diri saya sendiri. Satu fitur yang banyak membantu saya ialah “TABLE”.

Sebelum ini, apabila saya merekod dan menyimpan data, apa yang saya biasa buat ialah saya akan masukan semua data itu dalam “CELL” mengikut turutan yang saya kehendaki.

Kemudian, setelah selesai masukan semua data tersebut baru lah saya akan “INSERT LINE” pada ” CELL”, supaya ia dapat dilihat dalam bentuk jadual atau TABLE.

Apabila saya buat demikian, ada banyak fungsi yang tidak dapat digunakan. Banyak fitur tidak berfungsi secara “AUTO” dan saya terpaksa melakukannya secara manual.
.

CONTOHNYA,

Untuk kerja pengiraan seperti menjumlahkan data. Sepatutnya dengan satu klik saja, saya sudah boleh dapatkan jumlah data yang dikehendaki, namun disebabkan saya tidak menggunakan fungsi TABLE saya terpaksa mengira secara manual iaitu dengan memasuk kan satu-satu formula dalam setiap CELL tersebut.

Jika, sekadar 20 ke 30 data tiada masalah, bayangkan jika anda ada 100 ke 300 data, penat wooo….

Dan bayangkan masa anda masukan formula secara manual tu , ada berlaku error.Terpaksa betul kan semula error tersebut. Dah la kerja tu remeh terpaksa tambah masa pula.
.

CONTOH LAIN,

Untuk kerja-kerja mengurus dan menganalisa data pelanggan. Saya ada 2 jenis data.

Satu jenis data ialah senarai nama yang belum membeli iaitu PROSPEK, dan satu lagi jenis data ialah senarai nama yang sudah membeli iaitu PELANGGAN.

Untuk memudahkan saya membuat analisa saya akan asingkan dan highlight mengikut warna.

Untuk PROSPEK saya tandakan dengan warna biru manakala untuk PELANGGAN saya tandakan dengan warna merah.

Antara kelebihan Excel ni ialah dia ada fungsi CONDITIONAL FORMATTING. Fungsi ini dapat membantu kita untuk highlight maklumat yang kita kehendaki secara automatik

Contohnya, pada hari itu ada beberapa orang PROSPEK telah membeli produk saya, maka prospek tersebut akan di tukar status kepada PELANGGAN.

Apabila saya update data saya, dari PROSPEK kepada PELANGGAN , warna di dalam jadual saya pun berubah secara automatik iaitu dari warna biru terus bertukar kepada kepada warna merah.

Saya tak perlu nak ubah warna itu sendiri.
Jimat masa saya daripada buat kerja remeh tersebut.
.

Dengan hanya 2 fitur atau fungsi ni sahaja pun ia sangat memudahkan kerja-kerja saya seharian.

Selepas menggunakan TABLE & CONDITIONAL FORMATTING ini, susunan data pun nampak lebih teratur dan kemas.

Ianya lebih mudah dilihat dan kelihatan lebih professional berbanding sebelumnya. Sebelum ini data saya yang kelihatan berterabur dan tidak tersusun dengan cantik.
.

Ada banyak lagi pengalaman saya dalam menggunakan Excel. Ini tidak termasuk lagi pengalaman dari para peserta yang pernah hadir ke kelas-kelas kami.

Ada seorang peserta saya pernah jumpa di dalam kelas Excel kami bercerita yang dia ni telah diberhentikan kerja kerana syarikat dia berkerja itu telah ditutup.

Dia hadir ke kelas semata – mata mahu dapatkan sijil tu saja sebab kebanyakan syarikat sekarang mahu mencari pekerja yang mahir dalam Excel.

Itu pengalaman saya, apa pula pengalaman anda dalam menggunakan Excel?

Kongsi la sikit di komen. 😁

~Shah
#skbizsolution
#1stoptrainingcenter
#MicrosoftExcel
#onlineclass 

See Less

Join our Telegram Community group to get free short videos and tutorial by completing the form below.

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Email
Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Email
Recent Comments

Let Us Know If You Have Any Enquiries

Copyright ©2021 Sk Biz Solution Technology Sdn Bhd. All Rights Reserved