Ini antara fungsi dalam Excel yang banyak membantu mempercepatkan urusan kerja seharian saya.
.

Sudah berapa tahun anda menggunakan Excel ya?

Macam saya sendiri, saya sudah menggunakan Excel lebih kurang dalam 10 tahun. Jika dilihat dari angka 10 tahun ni kira dah pandai sangat la tu.Tapi jangan tertipu ya, hakikatnya tidak begitu.
.

Kita tidak menilai kemahiran anda menggunakan Excel mengikut jumlah tahun penggunaan anda, akan tetapi kita nilai mengikut kadar penggunaan dalam tempoh tersebut.
.

Sekiranya dalam tempoh10 tahun itu kita hanya menggunakan Excel untuk kerja-kerja asas seperti memasukan data dan membuat pengiraan mudah tanpa terokai fitur-fitur yang lain, maka tahap kemahiran kita hanyalah berada pada tahap asas saja lah. Ianya tidak berkembang.
.

Tetapi sekiranya kadar penggunaan Excel kita sangat “heavy” seperti menganalisa ribuan data, membuat forecast, menyediakan laporan dan membuat template untuk syarikat maka tahap kemahiran kita pun akan kebih advance walaupun kita baru saja menggunakan Excel.
.

Kerja saya sebagai seorang pengurus latihan di Sk Biz Solution tidak melibatkan penggunaan Excel yang berat.

Banyak masa, saya menggunakan Excel untuk membuat quotation, invois, membuat jadual, merekod dan menyimpan data sahaja.
.

Kadang-kadang tu adalah juga membuat sedikit analisa data. Tapi jumlah data yang dianalisa tidak melibatkan data yang banyak. Oleh itu, saya banyak menggunakan fitur yang asas saja seperti simple formula, auto sum, auto count, autofill dan table.
.

Berlainan, jika kerja anda mengurus ribuan data, membuat analisa, sharing dan collaborate data bersama orang lain. Kerja-kerja ini mengkehendaki anda menggunakan fitur yang advanced seperti Pivot Table, Power Pivot dan Advanced Formulas seperti Vlookup, Hlookup, Nested dan sebagainya.
.

Dalam Excel ada beratus fitur dan formula dan ia akan bertambah apabila keluar versi terbaru. Fitur-fitur ini bagi yang pertama kali menggunakannya akan rasa susah.

Tapi sekali saja anda sudah tahu cara nak guna, anda akan rasa mudah dan rasai kesan yang ketara dari segi masa. Anda akan rasa sangat cepat untuk siapkan satu-satu kerja itu.

Sekiranya sebelum ini anda mengambil masa selama 1 jam untuk menyiapkan satu tugasan itu, dengan penggunaan Excel yang bijak, anda mampu menyiapkannya dalam jangkamasa 1/2 jam saja.
.

Perkara ini berlaku pada diri saya sendiri. Satu fitur yang banyak membantu saya ialah “TABLE”.

Sebelum ini, apabila saya merekod dan menyimpan data, apa yang saya biasa buat ialah saya akan masukan semua data itu dalam “CELL” mengikut turutan yang saya kehendaki.

Kemudian, setelah selesai masukan semua data tersebut baru lah saya akan “INSERT LINE” pada ” CELL”, supaya ia dapat dilihat dalam bentuk jadual atau TABLE.

Apabila saya buat demikian, ada banyak fungsi yang tidak dapat digunakan. Banyak fitur tidak berfungsi secara “AUTO” dan saya terpaksa melakukannya secara manual.
.

CONTOHNYA,

Untuk kerja pengiraan seperti menjumlahkan data. Sepatutnya dengan satu klik saja, saya sudah boleh dapatkan jumlah data yang dikehendaki, namun disebabkan saya tidak menggunakan fungsi TABLE saya terpaksa mengira secara manual iaitu dengan memasuk kan satu-satu formula dalam setiap CELL tersebut.

Jika, sekadar 20 ke 30 data tiada masalah, bayangkan jika anda ada 100 ke 300 data, penat wooo….

Dan bayangkan masa anda masukan formula secara manual tu , ada berlaku error.Terpaksa betul kan semula error tersebut. Dah la kerja tu remeh terpaksa tambah masa pula.
.

CONTOH LAIN,

Untuk kerja-kerja mengurus dan menganalisa data pelanggan. Saya ada 2 jenis data.

Satu jenis data ialah senarai nama yang belum membeli iaitu PROSPEK, dan satu lagi jenis data ialah senarai nama yang sudah membeli iaitu PELANGGAN.

Untuk memudahkan saya membuat analisa saya akan asingkan dan highlight mengikut warna.

Untuk PROSPEK saya tandakan dengan warna biru manakala untuk PELANGGAN saya tandakan dengan warna merah.

Antara kelebihan Excel ni ialah dia ada fungsi CONDITIONAL FORMATTING. Fungsi ini dapat membantu kita untuk highlight maklumat yang kita kehendaki secara automatik

Contohnya, pada hari itu ada beberapa orang PROSPEK telah membeli produk saya, maka prospek tersebut akan di tukar status kepada PELANGGAN.

Apabila saya update data saya, dari PROSPEK kepada PELANGGAN , warna di dalam jadual saya pun berubah secara automatik iaitu dari warna biru terus bertukar kepada kepada warna merah.

Saya tak perlu nak ubah warna itu sendiri.
Jimat masa saya daripada buat kerja remeh tersebut.
.

Dengan hanya 2 fitur atau fungsi ni sahaja pun ia sangat memudahkan kerja-kerja saya seharian.

Selepas menggunakan TABLE & CONDITIONAL FORMATTING ini, susunan data pun nampak lebih teratur dan kemas.

Ianya lebih mudah dilihat dan kelihatan lebih professional berbanding sebelumnya. Sebelum ini data saya yang kelihatan berterabur dan tidak tersusun dengan cantik.
.

Ada banyak lagi pengalaman saya dalam menggunakan Excel. Ini tidak termasuk lagi pengalaman dari para peserta yang pernah hadir ke kelas-kelas kami.

Ada seorang peserta saya pernah jumpa di dalam kelas Excel kami bercerita yang dia ni telah diberhentikan kerja kerana syarikat dia berkerja itu telah ditutup.

Dia hadir ke kelas semata – mata mahu dapatkan sijil tu saja sebab kebanyakan syarikat sekarang mahu mencari pekerja yang mahir dalam Excel.

Itu pengalaman saya, apa pula pengalaman anda dalam menggunakan Excel?

Kongsi la sikit di komen. 

~Shah
#skbizsolution
#1stoptrainingcenter
#MicrosoftExcel
#onlineclass 

See Less